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Workflow

Workflow

On parle ici de workflow de validation, c’est à dire du processus conduisant à valider un contenu et à le publier. Plus on décentralise les contributions, plus on a besoin de processus de validation flexibles, et paramétrable, qui puisse être adaptés à chaque rubrique, à chaque type de contenu, et différencier les groupes d’intervenants.

  1. Est-il possible de créer un contenu sans le mettre en ligne ?
  2. Peut-on distinguer les étapes de contribution et de validation d’un contenu ? Peut-on affecter des habilitations distinctes à l’une et l’autre de ces étapes, de sorte que certains peuvent contribuer mais ne peuvent pas valider ?
  3. Est-il possible de définir des habilitations de validation distinctes selon les rubriques ? Selon les types de contenus ?
  4. Est-il possible de créer un contenu à l’état de brouillon, sans même le soumettre à validation ?
  5. La validation est-elle synonyme de publication, i.e. de mise en ligne, ou bien distingue-t-on l’étape de validation éditoriale et l’étape de publication ?
  6. Est-il possible de définir des workflows de validation sur-mesure ? Ces workflows peuvent-ils avoir un nombre quelconque d’étapes de validation ? Pour chacune de ces étapes, peut-on définir les groupes d’utilisateurs habilités à valider le contenu ?
  7. La définition d’un workflow de validation spécifique peut-elle être opérée par simple opération de back-office, sans développement informatique ?
  8. Une étape de validation du workflow peut-elle faire intervenir un groupe entier d’utilisateurs, de telle sorte que tous sont notifiés, et que la validation de l’un suffise ? Même question, mais dans un mode où tous les membres du groupe doivent valider ?
  9. Les intervenants d’un workflow reçoivent-ils un email de notification lorsqu’une action est attendue de leur part ? Peuvent-ils accéder à un tableau de bord leur présentant tous les contenus sur lesquels une action est attendue ?
  10. Un workflow peut-il inclure des conditions de temps, par exemple un délai maximum de validation, au delà duquel le workflow passe à une autre étape ?
  11. Le valideur peut-il avoir un aperçu du contenu dans la page où il sera publié, et avec le gabarit correspondant ? Si le contenu apparaît dans plusieurs pages, peut-il voir ces différentes pages ? Si tous les champs du contenu ne sont pas restitués en publication, peut-il voir le contenu intégral ?
  12. Le workflow peut-il faire intervenir des conditions sur les éléments du contenu à valider ? par exemple si le montant est inférieur à X alors validation uniquement par le webmestre, sinon validation aussi par le directeur ?
  13. Les workflows sont-ils configurables par un non-technique, via l’interface de l’outil ? ou bien doit-on passer par du XML voire par une syntaxe spécifique ?
  14. Les étapes du workflows sont elles tracées, c’est à dire que l’action de validation, de refus ou de modification est sauvegardée et consultable pour une vérification ?
  15. La suppression d’un contenu peut-elle aussi être soumise à workflow, avec les mêmes possibilités que la création ou la modification ?
  16. La création ou la modification d’une rubrique peut-elle aussi être soumise à workflow, avec les mêmes possibilités que pour les contenus ? Qu’en est-il de la création d’un utilisateur ? D’un gabarit ?

Les possibilités de workflow sont assez différentiantes parmi les outils de gestion de contenus. Les plus simples ne permettent pas de définir des workflows spécifiques, et se contentent des états non-validé et validé. D’autres prennent le parti d’implémenter les workflows plus complexes par un développement spécifique. Rares sont les outils qui permettent de définir des workflows nouveaux par simple opération de back-office.

Un workflow bien adapté permet de décentraliser la contribution tout en conservant une bonne maîtrise sur les contenus publiés. Dans le contexte d’un portail Intranet par exemple, la décentralisation des contributions fait de chaque intranaute un contributeur potentiel, et favorise donc l’adhésion.

Les états fondamentaux minimum sont brouillon, soumis à validation, validé. Il arrive que l’on ait besoin de distinguer également validé de publié. Il peut arriver aussi, mais c’est plus rare, que l’on ait besoin de plusieurs étages pour la validation éditoriale.

Néanmoins, il faut signaler que des workflows complexes imaginés en phase de conception, sont souvent simplifiés par la suite, car trop contraignants.